ترخیصیه چیست؟ راهنمای صفر تا صد Delivery Order

ترخیصیه  یا Delivery Order  یک سند حیاتی در صنعت لجستیک و زنجیره تأمین است که شکاف بین حمل‌کننده‌ها و گیرندگان را پر می‌کند تا تحویل روان بار تضمین شود.
این سند به‌عنوان مجوز رسمی صادر شده توسط گیرنده یا نماینده او عمل می‌کند و امکان ترخیص کالا از حمل‌کننده به گیرنده نهایی را فراهم می‌کند. درحالی‌که اغلب با اصطلاحات مرتبط مانند سفارش خرید یا بارنامه اشتباه گرفته می‌شود، دستور تحویل نقشی منحصربه‌فرد و غیرقابل‌جایگزینی در مراحل نهایی مدیریت حمل‌ونقل ایفا می‌کند.
درک هدف، اجزا و اهمیت آن برای تضمین عملیات یکپارچه در لجستیک جهانی ضروری است. این مقاله به بررسی دقیق ترخیصیه، تعریف آن، اجزای کلیدی، اهمیت در لجستیک، تفاوت آن با بارنامه و قبض انبار می‌پردازد.

ترخیصیه چیست؟ 

ترخیصیه (Delivery Order) که با نام دستور ترخیص کالا نیز شناخته می‌شود، یک سند حیاتی در صنعت لجستیک و زنجیره تأمین است. این دستور توسط گیرنده، نماینده او یا یک شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شود تا مجوز ترخیص کالا از یک شرکت حمل‌ونقل، مانند خط کشتیرانی یا اپراتور انبار، به گیرنده نهایی را صادر کند. ترخیصیه به‌عنوان مدرکی دال بر حق مالکیت بر بار عمل می‌کند و برای اطمینان از تحویل کالا به‌طرف ذی‌صلاح ضروری است.

چرا ترخیصیه (Delivery Order) اهمیت حیاتی دارد؟

ترخیصیه ها نقش مهمی در تضمین انطباق قانونی در فرایند لجستیک ایفا می‌کند. این دستورالعمل‌ها به‌عنوان اسناد مجوز رسمی عمل می‌کنند که انتقال قانونی کالا را تأیید می‌کند. اهمیت حیاتی ترخیصیه به دلایل زیر است:

• اثبات مجوز: سفارش‌های تحویل، مدرک کتبی ارائه می‌دهند که نشان می‌دهد گیرنده حق دریافت کالا را دارد. بدون صدور ترخیصیه درست، شرکت‌های حمل‌ونقل یا اپراتورهای انبار در معرض خطر آزادسازی کالا به اشخاص غیرمجاز هستند که به طور بالقوه منجر به اختلافات قانونی می‌شود.
   
• انطباق با مقررات گمرکی و نظارتی: در تجارت بین‌المللی، سفارش‌های تحویل اغلب به‌عنوان بخشی از فرایند ترخیص کالا از گمرک موردنیاز هستند. آن‌ها نشان می‌دهند که تمام عوارض و مالیات‌ها پرداخت شده و محموله با مقررات محلی مطابقت دارد و ترخیص روان در بنادر را تضمین می‌کنند.
• کاهش ریسک: با الزام سفارش تحویل برای ترخیص کالا، شرکت‌های حمل‌ونقل و اپراتورهای انبار می‌توانند خطر کلاهبرداری، سرقت یا خطا در طول فرایند انتقال را به حداقل برسانند.
• مستندات برای اختلافات حقوقی: در صورت بروز اختلاف یا ادعا در مورد محموله، حواله تحویل به‌عنوان مدرکی مهم برای روشن‌شدن مالکیت قانونی و ترخیص کالا عمل می‌کند.

فهرست کامل اطلاعات مندرج در سند ترخیصیه

ترخیصیه سندی دقیق است که حاوی اطلاعات حیاتی برای اطمینان از ترخیص و جابه‌جایی صحیح محموله است و جزئیات کلیدی زیر معمولاً در آن مورد نیاز است:

• مشخصات گیرنده: نام، آدرس و اطلاعات تماس طرف مجاز برای دریافت کالا. این تضمین می‌کند که محموله به فرد یا سازمان صحیح تحویل داده می‌شود.
• اطلاعات حامل: اطلاعات مربوط به خط کشتیرانی، فورواردر یا انبار مدیریت محموله، از جمله اطلاعات تماس آنها و هرگونه اشاره به نقش آنها در فرایند حمل‌ونقل.
• شرح محموله: شرح مفصلی از کالا، شامل نوع، مقدار، وزن، ابعاد و هرگونه دستورالعمل ویژه جابه‌جایی (به‌عنوان‌مثال، الزامات کنترل دما). این امر تضمین می‌کند که محموله به‌درستی شناسایی و مدیریت می‌شود.
• شماره‌های مرجع حمل‌ونقل: مراجع حیاتی مانند شماره بارنامه، شماره کانتینر و شناسه‌های ردیابی محموله. این مراجع به همه ذی‌نفعان اجازه می‌دهد تا مسیر حمل‌ونقل را ردیابی و تأیید کنند.
• دستورالعمل‌های تحویل: دستورالعمل‌های خاص در مورد محل و زمان تحویل محموله، و همچنین هرگونه الزامات ویژه برای تحویل (به‌عنوان‌مثال، برنامه‌ریزی قرار ملاقات یا مکان‌های با دسترسی محدود).
• تأیید پرداخت: اسناد یا مدارکی که نشان می‌دهد تمام هزینه‌های مربوطه (به‌عنوان‌مثال، هزینه‌های حمل‌ونقل، عوارض گمرکی، مالیات) تسویه شده است. این امر تضمین می‌کند که تعهدات مالی قبل از ترخیص محموله انجام شده است.

اطلاعات دقیق و جامع در سفارش تحویل برای اطمینان از انتقال یکپارچه محموله و درعین‌حال جلوگیری از تاخیر یا اختلافات ضروری است.

تفاوت ترخیصیه با سایر مدارک کلیدی

با درک تفاوت‌های بین ترخیصیه و سایر اصطلاحات کلیدی صنعت لجستیک، کسب‌وکارها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که هر سند به طور مناسب در مرحله صحیح در فرایند لجستیک استفاده می‌شود. سوءمدیریت یا سردرگمی بین این اسناد می‌تواند منجر به تأخیر، اختلاف یا ضرر مالی شود. اطمینان از اینکه همه طرف‌های زنجیره تأمین نقش هر سند را درک می‌کنند، کلید مدیریت مؤثر لجستیک است.

تفاوت ترخیصیه و بارنامه 

درحالی‌که هر دو سند نقش مهمی در لجستیک دارند، اما از نظر هدف، زمان‌بندی، جایگاه قانونی و کاربرد عملی تفاوت‌های قابل‌توجهی دارند. در زیر مقایسه‌ای دقیق ارائه شده است:

1. هدف
   ترخیصیه (DO): برای اجازه ترخیص کالا به گیرنده یا نماینده آنها پس از رسیدن به مقصد استفاده می‌شود.
   بارنامه (BOL): عنوان قرارداد حمل بین فرستنده و حمل‌کننده عمل می‌کند و به‌عنوان مدرک حمل و مالکیت کالا عمل می‌کند.
2. زمان‌بندی در زنجیره تامین
   DO   در مرحله نهایی، زمانی که کالاها آماده جمع‌آوری یا تحویل به گیرنده هستند، صادر می‌شود.
   BOL  در مرحله حمل‌ونقل، هم‌زمان با تحویل کالا به شرکت حمل‌ونقل، صادر می‌شود.
3. پیامدهای حقوقی
   DO  حق گیرنده را برای تصاحب کالا تعیین می‌کند و به‌عنوان مدرکی برای مجوز عمل می‌کند.
   BOL  به‌عنوان یک سند قانونی عمل می‌کند که شرایط حمل‌ونقل را مشخص می‌کند، به‌عنوان رسید کالا عمل می‌کند و در صورت قابل‌مذاکره بودن، می‌تواند مالکیت را منتقل کند.
4. جزئیات کلیدی شامل
   DO نام گیرنده، جزئیات حمل‌کننده، مرجع حمل، شرح بار و دستورالعمل‌های تحویل.
   BOL جزئیات فرستنده، حمل‌کننده و گیرنده، نوع کالا، بسته‌بندی، مبدأ، مقصد و شرایط حمل.
5. صدور
   DOمعمولاً توسط گیرنده، نماینده آنها یا یک شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شود.
   BOL توسط شرکت حمل‌کننده برای فرستنده صادر می‌شود.
6. ارتباط با تراکنش‌های مالی
   DO تضمین می‌کند که محموله فقط پس از تسویه پرداخت‌ها (مثلاً هزینه‌های حمل‌ونقل، عوارض گمرکی) آزاد شود.
   BOL می‌تواند در توافق‌نامه‌های مالی؛ مانند اعتبارنامه‌ها به‌عنوان مدرک حمل‌ونقل استفاده شود.
7. ارتباط با مالکیت کالا
   DO حق گیرنده برای تصرف کالا را تأیید می‌کند؛ اما مستقیماً بر مالکیت تأثیر نمی‌گذارد.
   BOL به‌عنوان سند مالکیت عمل می‌کند که در صورت قابل‌مذاکره بودن، می‌تواند مالکیت را منتقل کند.

تفاوت ترخیصیه با قبض انبار و سند ترخیص

ترخیصیه، سند ترخیص و قبض انبار از اسناد ضروری و مهم در فرایند ترخیص کالا از گمرک هستند. ترخیصیه توسط شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شود و نشان می‌دهد که صاحب کالا حساب قبلی خود را پرداخت کرده است و به‌این‌ترتیب مجاز به ترخیص کالا است. این سند صاحب کالا را از وضعیت مالی خود با شرکت حمل‌ونقل آگاه می‌کند و امکان اقدامات ترخیصی را فراهم می‌نماید.
سند ترخیص توسط گمرک صادر می‌شود و اطلاعات مربوط به ترخیص کالا را شامل می‌شود. این سند شامل ارزش کالا، تعرفه‌های گمرکی، مالیات‌های مربوطه و سایر جزئیات مرتبط با ترخیص است. به‌عبارت‌دیگر، سند ترخیص به صاحب کالا اجازه می‌دهد تا با مراجعه به گمرک، کالا را ترخیص کند و اقدامات لازم را برای تحویل یا حمل آن انجام دهد.
قبض انبار سندی است که مالکیت کالاهایی را که در انبار، خزانه یا محل نگهداری برای امانت نگهداری می‌شوند، اثبات می‌کند. رسید انبار نوعی سند است که در بازارهای آتی برای تضمین کمیت و کیفیت کالای خاصی که در یک مرکز تأیید شده ذخیره می‌شود، استفاده می‌شود.

نحوه اخذ ترخیصیه

فرایند مجوز برای ترخیصیه تضمین می‌کند که فقط طرف‌های مجاز به محموله دسترسی داشته باشند. در این بخش مراحل عمومی دریافت سند ترخیصیه را بررسی می‌کنیم. این فرایند شامل چندین مرحله است:

1. صدور سفارش تحویل: گیرنده، نماینده او یا شرکت حمل‌ونقل، پس از رسیدن محموله به مقصد و رعایت تمام شرایط لازم، مانند پرداخت، سفارش تحویل را صادر می‌کند.
2. ارائه اسناد: گیرنده یا نماینده او، سفارش تحویل را به همراه سایر اسناد مورد نیاز، مانند بارنامه، اسناد ترخیص گمرکی و مدرک پرداخت، به شرکت حمل‌ونقل یا اپراتور انبار ارائه می‌دهد.
3. تأیید اسناد: شرکت حمل‌ونقل یا انبار، تمام اسناد ارائه شده را برای تأیید صحت و دقت آنها بررسی می‌کنند. این مرحله تضمین می‌کند که درخواست ترخیص محموله قانونی است و با تمام الزامات قانونی و عملیاتی مطابقت دارد.
4. تأیید ترخیص: پس از تأیید اسناد، شرکت حمل‌ونقل یا انبار، تأیید ترخیص محموله را صادر می‌کند. این اغلب شامل مهر یا امضای سفارش تحویل برای نشان دادن مجوز است.
5. تحویل بار: گیرنده یا نماینده او، بار را از محل تعیین‌شده تحویل می‌گیرد و حواله تحویل تأیید شده و هرگونه مدرک شناسایی لازم را ارائه می‌دهد. ممکن است بررسی‌های اضافی برای تأیید هویت و صلاحیت گیرنده انجام شود.
6. اسناد نهایی و تحویل: پس از تحویل بار، فرایند با یک رسید یا تأییدیه که تأیید می‌کند کالا با موفقیت منتقل شده است، نهایی می‌شود.

فرایند مجوزدهی به‌گونه‌ای طراحی شده است که از خطاها، کلاهبرداری و دسترسی غیرمجاز جلوگیری کند و اطمینان حاصل شود که بار به طور ایمن و کارآمد به گیرنده قانونی می‌رسد.

واگذاری و استعلام ترخیصیه الکترونیکی (EPL)

برای غلبه با چالش‌های مرتبط با مدیریت سفارش‌های تحویل، بهترین شیوه‌ها مانند اتخاذ راه‌حل‌های دیجیتال، استانداردسازی گردش‌های کار و اطمینان از تأیید کامل جزئیات سفارش تحویل ضروری است.  ترخیصیه الکترونیکی  (Electronic delivery orders) به‌ویژه در کاهش خطاها، افزایش قابلیت ردیابی و بهبود زمان پردازش مؤثر هستند.
با استفاده از سامانه  epl، امکان واگذاری و استعلام ترخیصیه به‌آسانی و با طی چند مرحله ساده فراهم است که شامل مراحل زیر است:

1. ابتدا به‌عنوان صاحب کالا یا شرکت حمل‌ونقل، وارد حساب کاربری خود در سامانه پنجره واحد تجارت فرامرزی به آدرس Epl. rica.ir شوید. سپس از منوی سمت راست گزینه “واگذاری ترخیصیه” را انتخاب کنید.
2. اطلاعات مورد نیاز مانند کد ملی، شرکت حمل، شماره مانیفست، شماره بارنامه و کد ملی صاحب جدید ترخیصیه را وارد کنید. پس از اطمینان از صحت اطلاعات، گزینه “انتقال” را بزنید.
3. در ادامه، پیامی روی صفحه نمایش داده می‌شود که از شما درباره اطمینان از انتقال ترخیصیه به صاحب جدید با مشخصات وارد شده، تأییدیه می‌گیرد.
4. اگر اطلاعات وارد شده درست است، گزینه “کاملاً اطمینان دارم این دستور باید اجرا شود” را انتخاب کنید. اما اگر شک دارید یا احساس می‌کنید بخشی از اطلاعات نادرست است، گزینه شاید اشتباه کرده‌ام را کلیک کنید تا اطلاعات مجدداً بررسی شود.
5. در صورت تأیید نهایی، عملیات انتقال ترخیصیه انجام شده و پیامی مبنی بر موفقیت‌آمیز بودن فرایند برای شما نمایش داده خواهد شد. ترخیصیه با موفقیت به شرکت… با کد ملی … انتقال یافت.

جمع‌بندی نهایی

ترخیصیه (DO) سنگ بنای عملیات لجستیکی کارآمد و قانونی است و نقش‌محوری در انتقال صحیح کالا از شرکت‌های حمل‌ونقل به گیرندگان ایفا می‌کند. این سند به‌عنوان مدرکی دال بر مجوز عمل می‌کند و تضمین می‌کند که فقط طرف‌های ذی‌صلاح محموله را دریافت می‌کنند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا الزامات قانونی و نظارتی را به‌ویژه در تجارت بین‌المللی رعایت کند. ترخیصیه همچنین خطراتی مانند کلاهبرداری، سرقت و خطاهای اسناد را به حداقل می‌رساند و به روان‌تر شدن عملیات زنجیره تأمین کمک می‌کند.
در نهایت، Delivery Order  فقط سند تراکنشی نیست؛ بلکه عامل اعتماد و اطمینان در زنجیره تأمین است. اگر به‌درستی مدیریت شود، از تحویل به‌موقع پشتیبانی می‌کند، رضایت مشتری را افزایش می‌دهد و عملکرد عملیاتی را بهینه می‌کند. با درک اهمیت آنها، پرداختن به چالش‌های رایج و اجرای بهترین شیوه‌ها، مشاغل می‌تواند اطمینان حاصل کند که سفارش‌های تحویل به یک شبکه لجستیک مقاوم‌تر و مؤثرتر کمک می‌کند.